Hoy 03 de Junio 2013 me tocó generar y enviar el Registro de Compras y Ventas de los meses Enero y Febrero 2013 a través del Programa de Libros Electrónicos – PLE, se me hizo un tanto tedioso ya que por ser la primera vez que realizó y uso este programa me salieron muchos errores que gracias a las asesorías que tuve logre enviar como es debido, eso sí por tratarse de enviar información de un software contable tuve que trabajar en coordinación con el Ingeniero de Sistemas, lo demás fue mi parte.
Lo que si recomiendo amigos lectores leer bastante la parte informativa de como generar el archivo tkt y xple, luego verificar que tus comprobantes estén bien digitados con la codificación correcta (mayormente por un mal llenado es que salen los errores).
Aquí les dejo un poco de preguntas frecuentes que ayudaran en la preparación de información.
1. ¿Qué es un Libro Electrónico?
Es un archivo de formato texto que cumple con las especificaciones señaladas por la SUNAT y tiene valor legal para todo efecto, en tanto sea generado en el Sistema de Libros Electrónicos – SLE mediante el Programa de Libros Electrónicos – PLE.
2. ¿Es necesario imprimir el Libro Electrónico?
No es necesario imprimir los Libros Electrónicos. Ni siquiera cuando sea solicitado por la SUNAT, en cuyo caso sólo será necesario presentar el archivo de formato texto y la Constancia de Recepción correspondiente.
Mediante la opción de verificar del Programa de Libros Electrónicos – PLE cualquier usuario puede comprobar en línea que el archivo de formato texto es o no es el libro con valor legal.
3. ¿El PLE es un software contable?
El Programa de Libros Electrónicos, cuyas siglas es “PLE” no es un software contable.
El PLE es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que sirve para:
- Realizar validaciones al archivo de formato texto generado de los sistemas informáticos de los contribuyentes;
- Generar el Libro Electrónico mediante el envío del Resumen del mismo;
- Verificar si el archivo de formato texto corresponde a la Constancia de Recepción que generó la SUNAT;
- Consultar el historial del contribuyente; y
- Generar reportes de los Libros Electrónicos
4. ¿Qué pasa si mi archivo de formato texto tiene errores?
El PLE realiza validaciones al archivo de formato texto generado de los sistemas informáticos de los contribuyentes, en función a la columna de “Observaciones” de las Estructuras establecida para cada Libro Electrónico.
Si encuentra errores el PLE señalará la fila, columna y el tipo de error, lo cual ayudará a revisar las definiciones de los archivos de salida del sistema informático para hacer los ajustes correspondientes.
Si la cantidad de errores supera los 50 no sale ningún detalle por lo que en este caso se recomienda validar solo las primeros 50 filas del archivo texto y corregir los errores en todo el archivo dado que la experiencia señala que la mayoría de los errores son repetitivos.
Cabe precisar que no se podrá generar el Libro Electrónico si el archivo de formato texto no pasa las validaciones del PLE.
5. ¿Cuándo puedo generar el Libro Electrónico?
Para generar el Libro Electrónico, el archivo texto validado previamente por el PLE debe contener toda la información del mes o periodo. Ello implica que no se podrá generar el Libro Electrónico de un periodo sin haberse cerrado el mes o ejercicio que corresponda.
El sistema solo le permitirá generarlo a partir del primer día del mes o ejercicio siguiente, en la medida que sea un libro mensual o anual, respectivamente.
Asimismo, el Sistema de Libros Electrónicos controla la correlatividad de los periodos, por ejemplo no permitirá generar el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico del periodo de febrero 2013 si el contribuyente no ha generado previamente el del periodo de enero 2013. Por dicha razón, en los periodos que no se tiene movimiento se debe enviar el archivo de formato texto vacio.
6. ¿Existe un peso máximo del archivo de formato texto?
No existe un peso máximo para el archivo de formato texto pues este no se envía a la SUNAT.
Lo que el PLE envía a SUNAT es el Resumen del Libro Electrónico que pesa menos que el archivo de formato texto.
7. ¿Cómo debo cerrar los libros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas?
El contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrónicos – SLE tiene la obligación de cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su afiliación o incorporación al SLE.
Para tal efecto, bastará que inutilice las hojas en blanco mediante una raya o la leyenda “anulado”. No es necesario ir a la SUNAT o a un Notario.
8. ¿Qué diferencia hay entre incorporación y afiliación al Sistema de Libros Electrónicos – SLE?
La incorporación al Sistema de Libros Electrónicos – SLE es obligatoria para los contribuyentes que señale la SUNAT. En este caso, se ha iniciado el proceso con los Principales Contribuyentes.
La referida incorporación al SLE determina lo siguiente:
- La obligación de llevar de manera electrónica el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras a partir del 1 de enero de 2013;
- La obligación de llevar el Libro Diario (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder) y el Libro Mayor, a partir del 1 de junio de 2013.
- La posibilidad de llevar de manera voluntaria los libros y/o registros señalados en el Anexo 4: "Relación de Libros y/o Registros que pueden ser llevados voluntariamente de manera electrónica
La afiliación al Sistema de Libros Electrónicos – SLE es voluntaria y los contribuyentes tendrán las mismas obligaciones y opciones que los incorporados a partir del mes o periodo de dicha afiliación.
9. ¿Puedo llevar voluntariamente alguno de los Libros Electrónicos señalados en el Anexo 4 o tengo que llevarlos todos?
Si estoy afiliado o incorporado el SLE puedo llevar alguno, varios, todos o ninguno de los Libros Electrónicos señalados en el mencionado Anexo 4, dado que es voluntario.
Caso contrario, deberé seguir llevándolo de manera física, es decir manual o mediante hojas sueltas o continuas.
10. ¿Si soy Principal Contribuyente me puedo afiliar al Sistema de Libros Electrónicos – SLE?
La SUNAT incorporará, a partir del 1 de enero de 2013, a los Principales Contribuyentes de manera automática al Sistema de Libros Electrónicos – SLE.
No es necesario que los Principales Contribuyentes se afilien al SLE, sin embargo si lo hacen el efecto legal será el mismo que el de la incorporación.
11. ¿Cuál es mi situación si la SUNAT recién me ha designado como Principal Contribuyente a partir del 1 de enero del 2013?
En este caso, la SUNAT incorporará a los designados Principales Contribuyentes por primera vez, de manera automática al Sistema de Libros Electrónicos – SLE a partir del 1 de marzo de 2013.
12. ¿En qué momento declaro el domicilio adicional en el Sistema de Libros Electrónicos – SLE?
En principio, sólo se solicita que se declare el domicilio adicional en el Sistema de Libros Electrónicos – SLE al que tiene la condición de Principal Contribuyente. Dicho domicilio puede ser un establecimiento anexo del mismo contribuyente o de un tercero.
Si el Principal Contribuyente se afilia al Sistema de Libros Electrónicos – SLE se le solicitará en dicho momento que señale su domicilio adicional.
Si la SUNAT incorpora al Principal Contribuyente, el Sistema de Libros Electrónicos – SLE le solicitará que señale su domicilio adicional cuando genere su primer Libro Electrónico.
13. ¿Cuánto tiempo y donde debo conservar mis Libros Electrónicos?
Cabe recordar que el contribuyente tiene la obligación de conservar los Libros Electrónicos (archivos de formato texto validado por el PLE) así como la Constancia de Recepción hasta que el tributo este prescrito.
La conservación puede ser de distintas maneras como por ejemplo un CD, una cinta, un USB, el disco duro de una computadora, etc.
Dicha conservación de los Libros Electrónicos debe realizarse en el Domicilio Fiscal y en un domicilio adicional, si es un Principal Contribuyente.
El domicilio adicional debe estar ubicado en territorio nacional y no en el extranjero o en algún web service de la “nube”.
14. ¿Cómo puedo rectificar un Libro Electrónico?
El Libro Electrónico debe rectificarse cuando el contribuyente se percate de la omisión o error para lo cual se deberá hacer referencia en la fila totalmente corregida el “Estado” correspondiente, de acuerdo a lo siguiente:
- Registrar '8' cuando la operación corresponde a un periodo anterior y NO ha sido anotada en dicho periodo.
- Registrar '9' cuando la operación corresponde a un periodo anterior y SI ha sido anotada en dicho periodo.
Esta situación no genera ninguna infracción al contribuyente, sin embargo debe evaluarse en cada caso si es necesario realizar la rectificación de la declaración jurada.
15. ¿El plazo de atraso de los Libros Electrónicos es el mismo que el de los Libros llevados manualmente o mediante hojas sueltas o continuas?
Efectivamente el plazo máximo de atraso es el mismo tanto para los libros llevados de manera electrónica así como para los llevados manualmente o mediante hojas sueltas o continuas, salvo el caso del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras.
16. ¿Cuál es el plazo de atraso en el caso del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras para el año 2013?
El plazo máximo de atraso del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras llevados de manera electrónica, correspondiente a los periodos de enero a diciembre 2013, ha sido establecido en un cronograma especial (Anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N° 008-2013/SUNAT).
Dichos plazos de atraso aplica a todos los contribuyentes que han sido designados por la SUNAT como Principales Contribuyentes así como para aquellos que se afiliaron voluntariamente al Sistema de Libros Electrónicos – SLE.
Cabe señalar que el plazo máximo de atraso del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras llevados de manera electrónica correspondiente al periodo de diciembre 2012 es el 18avo día hábil de enero 2013.
El plazo máximo de atraso del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras llevados manualmente o mediante hojas sueltas o continuas es de 10 días hábiles del mes siguiente.
17. ¿El Sistema de Libros Electrónicos - SLE estará disponible en todo momento?
Efectivamente, el Sistema de Libros Electrónicos- SLE estará disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, durante los 365 días del año. En otras palabras, el contribuyente podrá generar sus Libros Electrónicos mediante el Programa de Libros Electrónicos – PLE en todo momento.
Registro de Ventas e Ingresos
18. ¿Se pueden anotar en forma consolidada las boletas de venta y los tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?
Si se puede optar por consolidar las boletas de venta, los tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico con la condición que no otorguen derecho a usar el crédito fiscal y que el contribuyente lleve un sistema de control computarizado que mantenga la información detallada y que permita efectuar la verificación individual de cada documento.
Cabe señalar que el numeral 3.4 del artículo 10° del Reglamento del IGV, los sujetos que lleven de manera electrónica el Registro de Ventas e Ingresos, podrán anotar el total de las operaciones diarias que no otorguen derecho a crédito fiscal en forma consolidada, siempre que lleven un sistema de control computarizado que mantenga la información detallada y que permita efectuar la verificación individual de cada documento.
Asimismo, el numeral 3.6 señala que para efectos del registro de tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras, que no otorguen derecho a crédito fiscal de acuerdo a las normas de comprobantes de pago, podrá anotarse en el Registro de Ventas e Ingresos el importe total de las operaciones realizadas por día y por máquina registradora, consignándose el número de la máquina registradora, y los números correlativos autogenerados iniciales y finales emitidos por cada una de éstas.
En tal sentido, se deberá registrar el número final de las boletas de venta, los tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras en el campo 8 del Registro de Ventas e Ingresos Electrónicos cuando se opte por anotar el importe total de las operaciones realizadas por día y por máquina registradora.
19. ¿Cuáles son las demás operaciones diarias que se pueden anotar en forma consolidada en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?
Se puede optar por anotar de manera consolidada el importe total de las operaciones realizadas por día en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico los siguientes tipos de comprobante de pago:
- '00',Otros
- '03', Boleta de Venta
- '05', Boleto de compañía de aviación comercial por el servicio de transporte aéreo de pasajeros
- '06', Carta de porte aéreo por el servicio de transporte de carga aérea
- '07', Nota de crédito
- '08', Nota de débito
- '11', Póliza emitida por las Bolsas de Valores, Bolsas de Productos o Agentes de Intermediación por operaciones realizadas en las Bolsas de Valores o Productos o fuera de las mismas, autorizadas por CONASEV
- '12', Ticket o cinta emitido por máquina registradora
- '13', Documento emitido por bancos, instituciones financieras, crediticias y de seguros que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Banca y Seguros
- '14', Recibo por servicios públicos de suministro de servicios complementarios que se incluyan en el recibo de servicio público
- 15', Boleto emitido por las empresas de transporte público urbano de pasajeros
- '16', Boleto de viaje emitido por las empresas de transporte público interprovincial de pasajeros dentro del país
- '18', Documento emitido por las Administradoras Privadas de Fondo de Pensiones que se encuentran bajo la supervisión de la Superintendencia de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones
- '19', Boleto o entrada por atracciones y espectáculos públicos
- '23', Pólizas de Adjudicación emitidas con ocasión del remate o adjudicación de bienes por venta forzada, por los martilleros o las entidades que rematen o subasten bienes por cuenta de terceros
- '26', Recibo por el Pago de la Tarifa por Uso de Agua Superficial con fines agrarios y por el pago de la Cuota para la ejecución de una determinada obra o actividad acordada por la Asamblea General de la Comisión de Regantes o Resolución expedida por el Jefe de la Unidad de Aguas y de Riego (Decreto Supremo N° 003-90-AG, Arts. 28 y 48)
- '28', Tarifa Unificada de Uso de Aeropuerto
- '30', Documentos emitidos por las empresas que desempeñan el rol adquirente en los sistemas de pago mediante tarjetas de crédito y débito
- '34', Documento del Operador
- '35', Documento del Partícipe
- '36', Recibo de Distribución de Gas Natural
- '37', Documentos que emitan los concesionarios del servicio de revisiones técnicas vehiculares, por la prestación de dicho servicio
- '55', BVME para transporte ferroviario de pasajeros
- '56', Comprobante de pago SEAE
- '87', Nota de Crédito Especial
- '88', Nota de Débito Especial
20. ¿Cómo se deben anotar los Recibos de Servicios Públicos en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?
Si una empresa brinda servicios públicos emite el comprobante de pago tipo 14 (Recibo por servicios públicos de suministro de energía eléctrica, agua, teléfono, télex y telegráficos y otros servicios complementarios que se incluyan en el recibo de servicio público).
En tal sentido, deberá anotar en el campo 4 (Fecha de Vencimiento o Fecha de Pago) del Registro de Ventas e Ingresos la fecha de vencimiento. La fecha de cobro la podrá anotar optativamente en algún campo libre (campos 28 al 54).
Si se tratase de una empresa que no brinda servicios públicos, no deberá anotar nada en el referido campo 4 (Fecha de Vencimiento o Fecha de Pago) del Registro de Ventas e Ingresos. Cabe señalar que el mencionado campo 4 es el único que no es obligatorio incluir el default.
21. ¿Se puede incluir RUC inválidos en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?
Una de las validaciones más importantes en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico (así como en el Registro de Compras Electrónico) es que los RUC de los clientes y de los proveedores sean validos, de otra forma, no se podrá generar de manera electrónica dichos registros electrónicos.
En tal sentido, se sugiere revisar los procedimientos operativos de la empresa para asegurar su validez desde el momento de su captura.
22. ¿Cómo se debe anotar la Notas de Débito en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?
La Nota de Débito se debe anotar de forma positiva en el Registro de Ventas e Ingresos. Por ejemplo, debe ser: 100.00.
Cabe señalar que, en este caso, obligatoriamente se debe hacer referencia al comprobante de pago o documento que se modifica en los campos:
- 23 (Fecha de emisión del comprobante de pago o documento original que se modifica);
- 24 (Tipo del comprobante de pago que se modifica);
- 25 (Número de serie del comprobante de pago que se modifica); y
- 26 (Número del comprobante de pago que se modifica).
Ahora bien, en el caso de que sean varios comprobantes de pago los que se modifiquen con una sola Nota de Débito, se puede hacer referencia a cualquiera de ellos.
Sin embargo, se sugiere que se detalle la relación en los campos libres (campos 28 al 54) a efectos de tener disponible la información cuando se solicite en los procesos de auditoría financiera y tributaria.
En el caso de la Nota de Débito por penalidades, no hay ningún comprobante de pago relacionado, por lo que se puede hace la referencia en los campos 23 al 26 a la misma Nota de Débito emitida.
23. ¿Cómo se debe anotar la Nota de Crédito en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?
Las Notas de Crédito se deben anotar de forma negativa en el Registro de Ventas e Ingresos. Por ejemplo, debe ser: -100.00.
Cabe señalar que, en este caso, obligatoriamente se debe hacer referencia al comprobante de pago o documento que se modifica en los campos:
- 23 (Fecha de emisión del comprobante de pago o documento original que se modifica);
- 24 (Tipo del comprobante de pago que se modifica);
- 25 (Número de serie del comprobante de pago que se modifica); y
- 26 (Número del comprobante de pago que se modifica).
Ahora bien, en el caso de que sean varios comprobantes de pago los que se modifiquen con una sola Nota de Crédito, se puede hacer referencia a cualquiera de ellos.
Sin embargo, se sugiere que se detalle la relación en los campos libres (campos 28 al 54) a efectos de tener disponible la información en los procesos de auditoría financiera y tributaria.
24. ¿Cómo se debe anotar un comprobante de pago anulado en el Registro de Ventas Electrónico?
En el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico se deben anotar todos los comprobantes de pago emitidos, inclusive aquellos que han sido anulados por cualquier razón.
Para considerar tal situación, se deben registrarse los siguientes campos:
- Campo 1: Periodo
- Campo 2: Número Correlativo o Código Único de Operación
- Campo 5: Tipo de Comprobante de Pago o Documento
- Campo 6: Número serie del comprobante de pago o documento o número de serie de la máquina registradora
- Campo 7: Número del comprobante de pago o documento
- Campo 27: Estado “2”
- Demás campos: Los defaults
25. ¿Cómo se deben anotar las percepciones en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?
No es necesario realizar ninguna anotación en el Registro de Ventas e Ingresos del Agente de Percepción.
Sin embargo dicho Agente deberá abrir en su contabilidad una cuenta denominada "IGV – Percepciones por Pagar". En dicha cuenta controlara mensualmente las percepciones efectuadas a los Clientes y se contabilizaran los pagos efectuados a SUNAT. Asimismo, deberá llevar un "Registro de Régimen de Percepciones" en el cual controlará los débitos y créditos con respecto a la cuenta por cobrar de cada cliente.
26. ¿Cómo se deben anotar el Impuesto Selectivo al Consumo en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico si la Base Imponible es 90, el ISC es 10 y el IGV es 18?
En principio, sabemos que el Impuesto Selectivo al Consumo (ISC) grava la venta en el país a nivel de productor y la importación de bienes tales como combustibles, vehículos, cervezas, cigarrillos, bebidas alcohólicas, agua gaseosa y mineral, otros artículos de lujo, combustibles, juegos de azar y apuestas.
Así tenemos que los contribuyentes afectos al ISC deben anotar en su Registro de Ventas e Ingresos el ISC de manera separada.
Para el caso planteado, la anotación se realizaría de acuerdo a lo siguiente:
- 90 en el campo 13 (Base imponible de la operación gravada),
- 10 en el campo 16 (Impuesto Selectivo al Consumo)
- 18 en el campo 17 (Impuesto General a las Ventas),
- 118 en el campo 21 (Importe total del comprobante de pago).
Registro de Compras
27. ¿Cómo se debe anotar el recargo al consumo en el Registro de Compras Electrónico?
El “recargo al consumo” debe anotarse en el campo 21 (Otro tributos y cargos que no formen parte de la base imponible) del Registro de Compras Electrónico en el campo.
Si no hay dato se debe registrarse el default que, dado que el formato es numérico, es “0.00”.
28. ¿Cómo se deben anotar las detracciones en el Registro de Compras Electrónico?
Las detracciones del IGV se deben anotar en el Registro de Compras Electrónico en los siguientes campos:
- Campo 29 (Fecha de emisión de la Constancia de Depósito de Detracción)
- Campo 30 (Número de la Constancia de Depósito de Detracción)
Cabe señalar que la anotación es optativa cuando exista un sistema de enlace que mantenga dicha información y se pueda identificar los comprobantes de pago respecto de los cuales se efectuó el depósito. En este caso, se deberán anotar los valores por defaults (01/01/0001 y 0).
29. ¿Cómo se deben anotar las retenciones del IGV en el Registro de Compras Electrónico?
Cuando se aplican retenciones del IGV se debe anotar en el Campo 31 (Marca del comprobante de pago sujeto a retención) del Registro de Compras Electrónico, consignando '1' si se identifica el comprobante sujeto a retención y '0' en caso contrario.
30. ¿Cómo se deben anotar los Recibos de Servicios Públicos en el Registro de Compras Electrónico?
Como se sabe, el tipo de comprobante de pago 14 (Recibo por servicios públicos de suministro de energía eléctrica, agua, teléfono, télex y telegráficos y otros servicios complementarios que se incluyan en el recibo de servicio público) es el documento que sustenta el derecho a usar el crédito fiscal. Sin embargo, en el mismo se pueden encontrar diversas fechas, tales como: fecha de emisión, fecha de vencimiento o fecha de pago.
En tal sentido, el artículo 21° de la Ley del IGV señala que tratándose de los servicios públicos señalados, el crédito fiscal podrá aplicarse al vencimiento del plazo para el pago del servicio o en la fecha de pago, lo que ocurra primero.
Por tanto, la fecha que se deberá anotar en el campo 4 (Fecha de Vencimiento o Fecha de Pago) del Registro de Compras Electrónico es aquella que otorga el derecho al uso del crédito fiscal.
Asimismo, se deberá anotar el estado correspondiente considerando lo siguiente:
- Registrar '1' cuando se anota el Recibo de Servicios Públicos en el periodo en que se venció o se pagó, según corresponda.
- Registrar '6' cuando la fecha de vencimiento o de pago del Recibo de Servicios Públicos, por operaciones que otorguen derecho a crédito fiscal, es anterior al periodo de anotación y esta se produce dentro de los doce meses siguientes a la fecha de vencimiento o pago, según corresponda.
- Registrar '7' cuando la fecha de vencimiento o de pago del Recibo de Servicios Públicos, por operaciones que otorgaban derecho a crédito fiscal, es anterior al periodo de anotación y esta se produce luego de los doce meses siguientes a la fecha de vencimiento o pago, según corresponda.
Cronograma de Presentación:
Les deseo mucha suerte y que tengan un Buendía.
Patricia Ugaz
